Onze mailservers zijn afgesteld om zeer nauwkeurig vast te stellen of een bericht wel of geen spam is. Desondanks kan het voorkomen dat een bericht dat je graag had willen ontvangen als spam is aangemerkt.
Daarnaast kan het ook gebeuren dat een bericht dat je zelf stuurt als spam wordt tegengehouden. In dit artikel vind je enkele veel voorkomende oorzaken en oplossingen.
Een verzonden bericht wordt als spam gezien
De meest voorkomende oorzaak is dat de DNS-records van je domeinnaam nog niet goed staan. Om je e-mail netjes vanuit onze mailservers te kunnen versturen, is het allereerst van belang dat je het juiste SPF-record gebruikt.
Een SPF-record is een verificatiemiddel om vast te stellen dat de server die je gebruikt wel mail voor je domeinnaam mag versturen. Het SPF-record is dan ook vereist om er voor te zorgen dat verzonden e-mail niet als spam wordt gezien.
Daarnaast gebruiken onze mailservers DKIM-records om de validiteit van de afzender van e-mails te controleren.
Controleer daarom de DNS instellingen van je domeinnaam en zorg dat zowel het SPF- als de DKIM-records aanwezig zijn.
Als je e-mails verstuurt met een E-mail Only- of webhostingpakket, kun je het artikel 'De DNS instellingen van mijn webhostingpakket' gebruiken voor de juiste DNS records.
Gebruik je onze mailservice in combinatie met een VPS? Controleer dan je instellingen met behulp van deze handleiding.
Wanneer alle DNS-records juist staan ingesteld en een bericht als spam wordt gezien, controleer dan de inhoud van de e-mail. Spamfilters scannen de inhoud van een bericht en geven daar een 'spamscore' aan. Is de score te hoog, dan denkt de spamfilter dat het een spambericht is. De e-mail belandt dan in de spam, of wordt volledig tegengehouden.
Controleer daarom de inhoud van je bericht op onderstaande punten wanneer je e-mail niet kan worden verzonden.
- Het onderwerp: Voeg altijd een zo volledig mogelijk onderwerp toe aan je e-mailbericht. Vermijd daarin woorden die mogelijk als spam kunnen worden gezien, zoals 'test'.
- De verhouding tussen tekst en afbeelding: Wanneer de hoeveelheid tekst en afbeeldingen niet in verhouding zijn heb je kans dat jouw e-mailbericht wordt aangemerkt als spam. Heeft jouw bericht veel afbeeldingen, dan zal jouw e-mail ook veel tekst moeten bevatten. Zorg er daarom altijd voor dat je e-mailbericht voornamelijk uit tekst bestaat.
- Afbeeldingen gehost bij een grote partij: Om phishing te voorkomen worden afbeeldingen die gehost zijn door bekende bedrijven vaak als spam aangmerkt. Denk hierbij aan afbeeldingen van sociale media bedrijven of hosting partijen. Je kunt dergelijke afbeeldingen het beste verwijderen of plaats afbeeldingen die je zelf host.
Als de inhoud van je mail aan bovenstaande punten voldoet, controleer dan in het mailprogramma of de plugin die je gebruikt de onderstaande instellingen:
- 'From' en 'Reply-to': Spammers gebruiken vaak een ander 'Reply-to' adres dan het verzendende e-mailadres om te phishen naar informatie. Om niet voor spam te worden aangezien kun je het beste je 'From' en 'Reply-to' adressen gelijk houden.
- 'Envelope-from' en 'From': Hetzelfde geldt voor de 'Envelope-from' en 'From' adressen. De 'Envelope-from' is wat mailservers zien als verzender, 'From' is wat de ontvanger van de e-mail ziet als verzender. Om niet van spam te worden verdacht kun je deze twee het beste gelijk aan elkaar houden.
Let op: Als je e-mail stuurt via een externe partij, neem dan contact met deze partij op. Zij kunnen je helpen om verzonden e-mails niet langer als spam gezien te laten worden.
Mocht je er niet uit komen aan de hand van de tips in dit artikel, dan kijken onze supporters graag voor je na op welke punten jouw mail wordt tegengehouden door de spamfilter. Je kunt hen bereiken via de knop 'Neem contact op' aan de onderzijde van deze pagina of via 'Contact' in je controlepaneel.
Zorg er voor dat je de volgende informatie in je bericht plaatst:
- Het tijdstip waarop je de mail probeerde te verzenden.
- Het verzendende e-mailadres.
- Het ontvangende e-mailadres.
Een ontvangen bericht wordt als spam gezien
Wanneer je een bericht niet ontvangt omdat het als spam is tegengehouden of in je junkbox terecht komt, kan dit verschillende oorzaken hebben. In veel gevallen kan enkel degene die het bericht verstuurt het oplossen. De meest voorkomende oorzaken zijn:
- De inhoud van het bericht: De inhoud kan overeenkomsten tonen met spamberichten. Denk hierbij aan berichten met een enkele afbeelding, geen tekst, een mailonderwerp zoals 'test', etc.
- SPF-record: Wanneer het SPF-record ontbreekt of onjuist is, verhoogt dat de kans dat een bericht wordt tegengehouden aanzienlijk.
- HTML en text wijkt af: Mail bevat doorgaans html en plain text. Het kan gebeuren dat de inhoud van beide afwijkt. Dit is iets dat spammers vaak gebruiken om spam te verbergen, maar kan ook een fout zijn in de gebruikte mailsoftware van de verzender.
- Spamdatabase: Het is mogelijk dat iemand e-mails verstuurt die door de bovenstaande oorzaken vaak als spam worden aangeduid. De kans bestaat dan dat het verzendende e-mailadres en de bijbehorende mailserver in een spamdatabase worden opgenomen. Dit betekent dat andere e-mails die vanaf dat adres of de server worden verstuurd automatisch als spam worden gezien.
De verzender kan in dit geval het beste de bovenstaande oorzaken nagaan en het e-mailbericht, indien mogelijk, op basis hiervan aanpassen.
In dit artikel hebben we uitgelegd wat je kunt doen als verzonden en ontvangen e-mail als spam wordt gezien.
Mocht je aan de hand van dit artikel nog vragen hebben, aarzel dan niet om onze supportafdeling te benaderen. Je kunt hen bereiken via de knop 'Neem contact op' aan de onderzijde van deze pagina.